Легалізація іноземних офіційних документів | Івано-Франківський обласний центр зайнятості

Держави, бажаючи скасувати вимогу дипломатичної або консульської легалізації іноземних офіційних документів, вирішили укласти відповідну конвенцію. Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, була підписана 05.10.1961 року в м. Гаага. Відповідно до Закону України „Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 10.01.2002 р. № 2933-ІІІ наша держава приєдналася до Конвенції, що набула чинності з 22.12.2003 р.

Апостиль (apostille) – стандартизований сертифікат чи штамп, який ставиться на документах або оформляється у вигляді додатка до документа. Документи, які завіряються таким чином, не потребують додаткової легалізації, причому їх визнавати зобов’язані на будь-якому державному рівні в державах, які приєдналися до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Тобто, документи цих країн мають бути лише апостилізовані. Апостилізовані документи відміняють вимоги легалізації іноземних офіційних документів.

Апостиль має форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 см.

Зразок апостиля

| (Convention de La Haye du 5 octobre 1961) |

| |

| 1. Країна: ....................................... |

| |

| Цей офіційний документ |

| 2. підписаний .................................... |

| 3. у якості ...................................... |

| 4. містить проставлену печатку/штамп ............. |

| |

| Підтверджено |

| |

| 5. у ................. 6. дата ............ |

| 7. ким ........................................... |

| 8. N ................. |

| 9. Печатка/штамп 10. Підпис |

| .................. .................... |

Відповідно до статті 1 Конвенції відміна вимоги легалізації іноземних документів поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Згідно з Конвенцією офіційними документами вважаються:

1) документи, які надходять від органу чи посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які надходять від органів прокуратури, секретаря суду чи судового виконавця;

2) адміністративні документи;

3) нотаріальні акти;

4) офіційні написи, зроблені на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні написи про реєстрацію документа чи факту, який мав місце на певну дату, та офіційні й нотаріальні завірення підписів.

Дія Конвенції поширюється на документи про освіту, соціальний стан, трудовий стаж, свідоцтва про перебування живими, довідки, довіреності, судові рішення та матеріали про громадські, сімейні та кримінальні справи. Апостиль проставляється на статутах та впорядкованих документах, патентній та іншій документації, що надходить від органу державної влади (свідоцтвах про реєстрацію, ліцензіях тощо). На статутних документах, змінах та доповненнях до них повинна бути відмітка та печатка реєстраційної палати чи податкового органу, а також підпис посадової особи реєстраційної палати.

Положення Конвенції не поширюються на документи, що видаються дипломатичними чи консульськими агентами, а також адміністративні документи, які мають безпосереднє відношення до комерційної чи митної операції. До них належать домовленості на проведення угод, пересування товарів через кордон, договори (контракти) про постачання товарів та надання послуг, виконання різноманітних робіт та їх розрахунків і т. д.

У тих випадках, коли законодавством країни, на території якої будуть використовуватися ці документи, передбачена легалізація документів, вони мають легалізуватися у консульствах. Легалізація включає поступове проставляння засвідченого надпису в кількох закладах. Збереження багатоступеневості при легалізації такого роду документів дає змогу здійснювати суворіший контроль за діяльністю комерційних підприємств.

Консульська легалізація полягає у підтвердженні відповідності документів законодавству держави їхнього походження та є засвідченням достовірності підпису посадової особи, її статусу та печаткою уповноваженого державного органу на документах та актах для їх подальшого використання на території іншої держави. Консульська легалізація документів може бути проведена трьома способами:

1) на території держави, яка видає цей документ;

2) на території держави, де необхідно надати цей документ (використати);

3) на території третьої держави.

Усі три способи консульської легалізації документів складаються з ряду різноманітних завірень:

1) спочатку в нотаріуса завіряються документи та достовірність їх перекладу на мову держави, де будуть вони використовуватися. Потім подається звернення до міністерства юстиції, яке засвідчує достовірність підпису нотаріуса. У департаменті (іншому компетентному органі, залежно від держави) консульської служби міністерства зовнішніх справ підтверджується достовірність підпису особи міністерства юстиції. Легалізація документа відбувається у консульстві держави, на території якої використовуватимуться ці документи;

2) іноземні документи спочатку завіряються у дипломатичному представництві чи консульському закладі тієї держави, на території якої їх було видано. Підпис та печатку під підтвердженням мають право ставити лише посол, начальник консульського відділу (консул) і його заступник (віце-консул). Завірені документи, після перевірки за каталогом достовірності підпису, відтиску печатки та повноважень працівника консульського відділу, легалізуються уповноваженим органом консульської служби міністерства зовнішніх справ тієї держави, де використовуватимуться документи. У цьому випадку також може вимагатися нотаріально завірений переклад документів на мову держави, на території якої використовуватимуться ці документи;

3) третій випадок консульської легалізації документів через свою специфіку не отримав широкого застосування, але можливість його використання при певних умовах не виключається.

Документи, засвідчені лише нотаріусом, в консульських установах не легалізуються. Поряд з оригіналами документів слід подавати також їх копії.

Є держави, з якими уряд України уклав дво та багатосторонні договори про скасування вимоги легалізації офіційних документів. Документи цих країн мають бути перекладені у бюро перекладів українською мовою, їх відповідність засвідчена нотаріально.

Таким чином, усі іноземні країни можна поділити на три групи в контексті процедури легалізації документів:

1) ті, що вимагають консульської легалізації,

2) ті, що вимагають проставлення апостиля,

3) і ті, що вимагають нотаріального засвідчення копій документів.

Статус Конвенції,

що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів

Дата набуття чинності: 24.01.65 р.

Держав учасниць: 93

Держави–члени Гаазької конференції	Дата підписання	Дата ратифікації чи приєднання	Дата набуття чинності
Албанія		03.09.2003	09.05.2004
Аргентина		08.05.1987	18.02.1988
Австралія		11.07.1994	16.03.1995
Австрія	05.10.1961	14.11.1967	13.01.1968
Білорусь			31.05.1992
Бельгія	10.03.1970	11.12.1975	09.02.1976
Боснія і Герцеговина			24.01.1965
Болгарія		01.08.2000	29.04.2001
Китай (КНР)
Хорватія			24.01.1965
Кіпр		26.07.1972	30.04.1973
Чеська Республіка		23.06.1998	16.03.1999
Данія	20.10.2006	30.10.2006	29.12.2006
Еквадор		02.07.2004	02.04.2005
Естонія		11.12.2000	30.09.2001
Фінляндія	13.03.1962	27.06.1985	26.08.1985
Франція	09.10.1961	25.11.1964	24.01.1965
Грузія		21.08.2006	14.05.2007
Німеччина	05.10.1961	15.12.1965	13.02.1996
Греція	05.1.1961	19.03.1985	18.05.1985
Угорщина		18.04.1972	18.01.1973
Ісландія	07.09.2004	28.09.2004	27.11.2004
Індія		26.10.2004	14.07.2005
Ірландія	29.10.1996	08.01.1999	09.03.1999
Ізраїль		11.11.1977	14.08.1978
Італія	15.12.1961	13.12.1977	11.02.1978
Японія	12.03.1970	28.05.1970	27.07.1970
Корея		25.10.2006	14.07.2007
Латвія		11.05.1995	30.01.1996
Литва		05.11.1996	19.07.1997
Люксембург	05.10.1961	04.04.1979	03.06.1979
Мальта		12.06.1967	03.03.1968
Мексика		01.12.1994	14.08.1995
Монако		24.04.2002	31.12.2002
Чорногорія			03.06.2006
Нідерланди	30.11.1962	09.08.1965	08.10.1965
Нова Зеландія		07.02.2001	22.11.2001
Норвегія	З0.05.1983	30.05.1983	29.07.1983
Панама		30.10.1990	04.08.1991
Польща		19.11.2004	14.08.2005
Португалія	20.08.1965	06.12.1968	04.02.1969
Румунія		07.06.2000	16.03.2001
Росія		04.09.1991	31.05.1992
Сербія			24.01.1965
Словаччина		06.06.2001	18.02.2002
Словенія			24.01.1965
Південна Африка		03.08.1994	30.04.1995
Іспанія	21.10.1976	27.07.1978	25.09.1978
Суринам			25.11.1975
Швеція	02.03.1999	02.03.1999	01.05.1999
Швейцарія	05.10.1961	10.01.1973	11.03.1973
Колишня Югославська Республіка Македонія			24.01.1965
Туреччина	08.05.1962	31.07.1985	29.09.1985
Україна		02.04.2003	22.12.2003
Великобританії	19.10.1961	21.08.1964	24.01.1965
США		24.12.1980	15.10.1981
Венесуела		01.07.1998	16.03.1999

Держави – не члени Гаазької конференції	Дата підписання	Дата ратифікації чи приєднання	Дата набуття чинності
Андора		15.04.1996	31.12.1996
Антигуа і Барбуда			01.11.1981
Вірменія		19.11.1993	14.08.1994
Азербайджан		13.05.2004	02.03.2005
Багамські Острови			10.07.1973
Барбадос			30.11.1996
Беліз		17.07.1992	11.04.1993
Ботсвана			30.09.1966
Бруней-Даруссалам		23.02.1987	03.12.1987
Колумбія		27.04.2000	30.01.2001
Острови Кука		13.07.2004	30.04.2005
Домініка			03.11.1978
Сальвадор		14.09.1995	31.05.1996
Фіджі			10.10.1970
Гренада			07.02.1974
Гондурас		20.01.2004	30.09.2004
Казахстан		05.04.2000	30.01.2001
Лесото			04.10.1966
Ліберія		24.05.1995	08.02.1996
Ліхтенштейн	18.04.1962	19.07.1972	17.09.1972
Малаві		24.02.1967	02.12.1967
Маршальські острови		18.11.1991	14.08.1992
Маврикій			12.03.1968
Молдова		19.06.2006	16.03.2007
Намібія		25.04.2000	30.01.2001
Ніуе		10.06.1998	02.03.1999
Сент-Кітс і Невіс		26.02.1994	14.12.1994
Сент-Люсія		05.12.2001	31.07.2002
Сент-Вінсент і Гренадіни			27.10.1979
Самоа		18.01.1999	13.09.1999
Сан-Марино		26.05.1994	13.02.1995
Сан-Томе і Принсіпі		19.12.2007	13.09.2008
Сейшельські Острови		09.06.1978	31.03.1979
Свазіленд			06.09.1968
Тонга			04.06.1970
Трінідад і Тобаго		28.10.1999	14.07.2000

Перелік держав,

з якими Україна уклала угоди про відмову від легалізації

офіційних документів

Держави–члени Гаазької конференції

Дата підписання

Дата ратифікації чи приєднання

Дата набуття чинності

Албанія

03.09.2003

09.05.2004

Аргентина

08.05.1987

18.02.1988

Австралія

11.07.1994

16.03.1995

Австрія

05.10.1961

14.11.1967

13.01.1968

Білорусь

31.05.1992

Бельгія

10.03.1970

11.12.1975

09.02.1976

Боснія і Герцеговина

24.01.1965

Болгарія

01.08.2000

29.04.2001

Китай (КНР)

Хорватія

24.01.1965

Кіпр

26.07.1972

30.04.1973

Чеська Республіка

23.06.1998

16.03.1999

Данія

20.10.2006

30.10.2006

29.12.2006

Еквадор

02.07.2004

02.04.2005

Естонія

11.12.2000

30.09.2001

Фінляндія

13.03.1962

27.06.1985

26.08.1985

Франція

09.10.1961

25.11.1964

24.01.1965

Грузія

21.08.2006

14.05.2007

Німеччина

05.10.1961

15.12.1965

13.02.1996

Греція

05.1.1961

19.03.1985

18.05.1985

Угорщина

18.04.1972

18.01.1973

Ісландія

07.09.2004

28.09.2004

27.11.2004

Індія

26.10.2004

14.07.2005

Ірландія

29.10.1996

08.01.1999

09.03.1999