оп

Держави, бажаючи скасувати вимогу дипломатичної або консульської легалізації іноземних офіційних документів, вирішили укласти відповідну конвенцію. Конвенція, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів, була підписана 05.10.1961 року в м. Гаага. Відповідно до Закону України „Про приєднання України до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів” від 10.01.2002 р. № 2933-ІІІ наша держава приєдналася до Конвенції, що набула чинності з 22.12.2003 р.

Апостиль (apostille) – стандартизований сертифікат чи штамп, який ставиться на документах або оформляється у вигляді додатка до документа. Документи, які завіряються таким чином, не потребують додаткової легалізації, причому їх визнавати зобов’язані на будь-якому державному рівні в державах, які приєдналися до Конвенції, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів. Тобто, документи цих країн мають бути лише апостилізовані. Апостилізовані документи відміняють вимоги легалізації іноземних офіційних документів.

Апостиль має форму квадрата, довжина сторін якого дорівнює щонайменше 9 см.

Зразок апостиля

                    

|      (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)     |

|                                                    |

| 1. Країна: ....................................... |

|                                                    |

| Цей офіційний документ                             |

| 2. підписаний .................................... |

| 3. у якості ...................................... |

| 4. містить проставлену печатку/штамп ............. |

|                                                    |

|                  Підтверджено                      |

|                                                    |

| 5. у .................        6. дата ............ |

| 7. ким ........................................... |

| 8. N .................                             |

| 9. Печатка/штамп              10. Підпис           |

|    ..................         .................... |

Відповідно до статті 1 Конвенції відміна вимоги легалізації іноземних документів поширюється на офіційні документи, які були складені на території однієї з Договірних держав і мають бути представлені на території іншої Договірної держави.

Згідно з Конвенцією офіційними документами вважаються:

1) документи, які надходять від органу чи посадової особи, що діють у сфері судової юрисдикції держави, включаючи документи, які надходять від органів прокуратури, секретаря суду чи судового виконавця;

2) адміністративні документи;

3) нотаріальні акти;

4) офіційні написи, зроблені на документах, підписаних особами у їх приватній якості, такі як офіційні написи про реєстрацію документа чи факту, який мав місце на певну дату, та офіційні й нотаріальні завірення підписів.

Дія Конвенції поширюється на документи про освіту, соціальний стан, трудовий стаж, свідоцтва про перебування живими, довідки, довіреності, судові рішення та матеріали про громадські, сімейні та кримінальні справи. Апостиль проставляється на статутах та впорядкованих документах, патентній та іншій документації, що надходить від органу державної влади (свідоцтвах про реєстрацію, ліцензіях тощо). На статутних документах, змінах та доповненнях до них повинна бути відмітка та печатка реєстраційної палати чи податкового органу, а також підпис посадової особи реєстраційної палати.

Положення Конвенції не поширюються на документи, що видаються дипломатичними чи консульськими агентами, а також адміністративні документи, які мають безпосереднє відношення до комерційної чи митної операції. До них належать домовленості на проведення угод, пересування товарів через кордон, договори (контракти) про постачання товарів та надання послуг, виконання різноманітних робіт та їх розрахунків і т. д.

У тих випадках, коли законодавством країни, на території якої будуть використовуватися ці документи, передбачена легалізація документів, вони мають легалізуватися у консульствах. Легалізація включає поступове проставляння засвідченого надпису в кількох закладах. Збереження багатоступеневості при легалізації такого роду документів дає змогу здійснювати суворіший контроль за діяльністю комерційних підприємств.

Консульська легалізація полягає у підтвердженні відповідності документів законодавству держави їхнього походження та є засвідченням достовірності підпису посадової особи, її статусу та печаткою уповноваженого державного органу на документах та актах для їх подальшого використання на території іншої держави. Консульська легалізація документів може бути проведена трьома способами:

1) на території держави, яка видає цей документ;

2) на території держави, де необхідно надати цей документ (використати);

3) на території третьої держави.

Усі три способи консульської легалізації документів складаються з ряду різноманітних завірень:

1) спочатку в нотаріуса завіряються документи та достовірність їх перекладу на мову держави, де будуть вони використовуватися. Потім подається звернення до міністерства юстиції, яке засвідчує достовірність підпису нотаріуса. У департаменті (іншому компетентному органі, залежно від держави) консульської служби міністерства зовнішніх справ підтверджується достовірність підпису особи міністерства юстиції. Легалізація документа відбувається у консульстві держави, на території якої використовуватимуться ці документи;

2) іноземні документи спочатку завіряються у дипломатичному представництві чи консульському закладі тієї держави, на території якої їх було видано. Підпис та печатку під підтвердженням мають право ставити лише посол, начальник консульського відділу (консул) і його заступник (віце-консул). Завірені документи, після перевірки за каталогом достовірності підпису, відтиску печатки та повноважень працівника консульського відділу, легалізуються уповноваженим органом консульської служби міністерства зовнішніх справ тієї держави, де використовуватимуться документи. У цьому випадку також може вимагатися нотаріально завірений переклад документів на мову держави, на території якої використовуватимуться ці документи;

3) третій випадок консульської легалізації документів через свою специфіку не отримав широкого застосування, але можливість його використання при певних умовах не виключається.

Документи, засвідчені лише нотаріусом, в консульських установах не легалізуються. Поряд з оригіналами документів слід подавати також їх копії.

Є держави, з якими уряд України уклав дво та багатосторонні договори про скасування вимоги легалізації офіційних документів. Документи цих країн мають бути перекладені у бюро перекладів українською мовою, їх відповідність засвідчена нотаріально.

Таким чином, усі іноземні країни можна поділити на три групи в контексті процедури легалізації документів:

1) ті, що вимагають консульської легалізації,

2) ті, що вимагають проставлення апостиля,

3) і ті, що вимагають нотаріального засвідчення копій документів.

Статус Конвенції,

що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів

Дата набуття чинності: 24.01.65 р.

Держав учасниць: 93

Держави–члени Гаазької конференції
Дата підписання
Дата ратифікації чи приєднання
Дата набуття чинності
Албанія
 
03.09.2003
09.05.2004
Аргентина
 
08.05.1987
18.02.1988
Австралія
 
11.07.1994
16.03.1995
Австрія
05.10.1961
14.11.1967
13.01.1968
Білорусь
 
 
31.05.1992
Бельгія
10.03.1970
11.12.1975
09.02.1976
Боснія і Герцеговина
 
 
24.01.1965
Болгарія
 
01.08.2000
29.04.2001
Китай (КНР)
 
 
 
Хорватія
 
 
24.01.1965
Кіпр
 
26.07.1972
30.04.1973
Чеська Республіка
 
23.06.1998
16.03.1999
Данія
20.10.2006
30.10.2006
29.12.2006
Еквадор
 
02.07.2004
02.04.2005
Естонія
 
11.12.2000
30.09.2001
Фінляндія
13.03.1962
27.06.1985
26.08.1985
Франція
09.10.1961
25.11.1964
24.01.1965
Грузія
 
21.08.2006
14.05.2007
Німеччина
05.10.1961
15.12.1965
13.02.1996
Греція
05.1.1961
19.03.1985
18.05.1985
Угорщина
 
18.04.1972
18.01.1973
Ісландія
07.09.2004
28.09.2004
27.11.2004
Індія
 
26.10.2004
14.07.2005
Ірландія
29.10.1996
08.01.1999
09.03.1999
Ізраїль
 
11.11.1977
14.08.1978
Італія
15.12.1961
13.12.1977
11.02.1978
Японія
12.03.1970
28.05.1970
27.07.1970
Корея
 
25.10.2006
14.07.2007
Латвія
 
11.05.1995
30.01.1996
Литва
 
05.11.1996
19.07.1997
Люксембург
05.10.1961
04.04.1979
03.06.1979
Мальта
 
12.06.1967
03.03.1968
Мексика
 
01.12.1994
14.08.1995
Монако
 
24.04.2002
31.12.2002
Чорногорія
 
 
03.06.2006
Нідерланди
30.11.1962
09.08.1965
08.10.1965
Нова Зеландія
 
07.02.2001
22.11.2001
Норвегія
З0.05.1983
30.05.1983
29.07.1983
Панама
 
30.10.1990
04.08.1991
Польща
 
19.11.2004
14.08.2005
Португалія
20.08.1965
06.12.1968
04.02.1969
Румунія
 
07.06.2000
16.03.2001
Росія
 
04.09.1991
31.05.1992
Сербія
 
 
24.01.1965
Словаччина
 
06.06.2001
18.02.2002
Словенія
 
 
24.01.1965
Південна Африка
 
03.08.1994
30.04.1995
Іспанія
21.10.1976
27.07.1978
25.09.1978
Суринам
 
 
25.11.1975
Швеція
02.03.1999
02.03.1999
01.05.1999
Швейцарія
05.10.1961
10.01.1973
11.03.1973
Колишня Югославська
Республіка Македонія
 
 
24.01.1965
Туреччина
08.05.1962
31.07.1985
29.09.1985
Україна
 
02.04.2003
22.12.2003
Великобританії
19.10.1961
21.08.1964
24.01.1965
США
 
24.12.1980
15.10.1981
Венесуела
 
01.07.1998
16.03.1999
 
Держави – не члени
Гаазької конференції
Дата
підписання
Дата ратифікації
чи приєднання
Дата набуття
чинності
Андора
 
15.04.1996
31.12.1996
Антигуа і Барбуда
 
 
01.11.1981
Вірменія
 
19.11.1993
14.08.1994
Азербайджан
 
13.05.2004
02.03.2005
Багамські Острови
 
 
10.07.1973
Барбадос
 
 
30.11.1996
Беліз
 
17.07.1992
11.04.1993
Ботсвана
 
 
30.09.1966
Бруней-Даруссалам
 
23.02.1987
03.12.1987
Колумбія
 
27.04.2000
30.01.2001
Острови Кука
 
13.07.2004
30.04.2005
Домініка
 
 
03.11.1978
Сальвадор
 
14.09.1995
31.05.1996
Фіджі
 
 
10.10.1970
Гренада
 
 
07.02.1974
Гондурас
 
20.01.2004
30.09.2004
Казахстан
 
05.04.2000
30.01.2001
Лесото
 
 
04.10.1966
Ліберія
 
24.05.1995
08.02.1996
Ліхтенштейн
18.04.1962
19.07.1972
17.09.1972
Малаві
 
24.02.1967
02.12.1967
Маршальські острови
 
18.11.1991
14.08.1992
Маврикій
 
 
12.03.1968
Молдова
 
19.06.2006
16.03.2007
Намібія
 
25.04.2000
30.01.2001
Ніуе
 
10.06.1998
02.03.1999
Сент-Кітс і Невіс
 
26.02.1994
14.12.1994
Сент-Люсія
 
05.12.2001
31.07.2002
Сент-Вінсент і Гренадіни
 
 
27.10.1979
Самоа
 
18.01.1999
13.09.1999
Сан-Марино
 
26.05.1994
13.02.1995
Сан-Томе і Принсіпі
 
19.12.2007
13.09.2008
Сейшельські Острови
 
09.06.1978
31.03.1979
Свазіленд
 
 
06.09.1968
Тонга
 
 
04.06.1970
Трінідад і Тобаго
 
28.10.1999
14.07.2000
 

Перелік держав,

з якими Україна уклала угоди про відмову від легалізації

офіційних документів

Алжирська Народна Демократична Республіка
Держави, які утворилися на території колишньої Республіки Югославія
Естонська Республіка
Киргизька Республіка
Корейська Народно-Демократична Республіка
Латвійська Республіка
Литовська Республіка
Монголія
Республіка Азербайджан
Республіка Албанія
Республіка Білорусь
Республіка Болгарія
Республіка Вірменія
Республіка Грузія
Республіка Казахстан
Республіка Куба
Республіка Молдова
Республіка Польща
Республіка Таджикистан
Республіка Турція
Республіка Узбекистан
Російська Федерація
Румунія
Словацька Республіка
Соціалістична Республіка В’єтнам
Туркменістан
Угорська Республіка
Чеська Республіка